Dans une organisation, il est important d'avoir une bonne visibilité sur les processus.
Mais il est également essentiel de savoir comment les optimiser.
Dans le cycle de vie du processus, l'analyse et l'amélioration des processus sont deux activités menées pour identifier les dysfonctionnements systémiques de l'organisation et pour améliorer ses performances.
Il existe de nombreuses méthodes d'analyse des processus.
En général, nous nous concentrons sur quatre éléments principaux :
⏲️ le temps
💰 les coûts
👍 la qualité
🚦 la conformité
Pour savoir si un processus répond aux exigences d'efficacité et d'efficience, il faut 1) connaître l'... objectif 🎯 du processus et 2) d'être en mesure de mesurer 🌡️ ses performances.
👉 Une question récurrente est : quand faut-il analyser et améliorer un processus ?
L'analyse des processus peut être effectuée périodiquement dans une logique proactive d'amélioration continue.
Les processus sont gérés et surveillés en permanence et les indicateurs de performance sont mesurés afin de détecter les dysfonctionnements.
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Plus souvent, l'analyse peut être opportuniste.
Les processus à améliorer ou à remanier ont été identifiés et classés par ordre de priorité en fonction de leur performance perçue.
Il se peut en effet que nous sachions quels sont les processus qui ne fonctionnent pas, mais que nous ne sachions pas pourquoi.
Nous sommes conscients du potentiel d'amélioration d'un processus, et nous préférons donc concentrer nos efforts d'analyse sur ces processus critiques.
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L'analyse est aussi régulièrement le résultat d'une réflexionstratégique.
L'évolution de la stratégie de l'entreprise, le marché, l'environnement concurrentiel ont tous un impact sur les objectifs de l'organisation, et par conséquent sur les processus.
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Enfin, des événements peuvent déclencher l'analyse.
Par exemple, la mise en œuvre d'une nouvelle technologie ou d'une nouvelle application peut avoir un impact sur les processus.
Les changements réglementaires, une fusion ou une acquisition d'entreprises conduisent également à une homogénéisation des processus.
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Quelle que soit la raison, le but de l'analyse est de comprendre et d'évaluer un processus existant.
Elle conduit généralement à une évolution de la procédure. En fonction de la santé du processus ou des enjeux stratégiques de l'organisation, il peut s'agir de quelques modifications seulement ou d'une refonte complète.
Conseils de Geeers
- Incluez l'objectif du processus dans le titre pour plus de clarté
- Consultez votre tableau de bord analytique pour observer le temps moyen d'achèvement de vos processus.
- Utilisez la fonction de gestion des versions pour repenser et améliorer vos procédures.
