Une fois que vous avez décidé d'analyser et d'améliorer un processus, la question suivante vient à l'esprit : comment?
👉 Comment détecter les dysfonctionnements ?
👉 Comment identifier les optimisations potentielles ?
👉 Comment repérer les activités non qualitatives ou non conformes ?
Comme mentionné dans la formation précédente, nous évaluons principalement le processus en fonction du temps, du coût, de la qualité et de la conformité.
Premièrement, nous pouvons nous appuyer sur l'analyse quantitative.
A propos du temps, nous pouvons évaluer la temps d'exécution ⏱️ d'une procédure.
N'oubliez pas que le temps d'exécution total d'une procédure est l'addition des temps d'exécution des différentes actions et des temps d'attente entre chaque action.
En ce qui concerne le coût, nous pouvons estimer le coût nécessaire pour chaque exécution.
Des méthodes traditionnelles peuvent être utilisées, telles que méthode de comptabilité par activités (ABC) 💲.
Certaines améliorations peuvent également ressortir d'une analyse qualitative.
Des questions clés peuvent aider à découvrir les activités de non-qualité ou de non-conformité :
👉 Quelle est la valeur ajoutée du processus ?
👉 Quels sont les résultats attendus de chaque action ?
👉 Quels sont les résultats attendus de chaque activité et quels sont les résultats finaux du processus ?
👉 Comment ces résultats influencent-ils la satisfaction du client ?
👉 Quelles seraient les conséquences de la suppression d'une activité ou du processus complet ?
Nous pouvons également étudier les processus à travers les concepts de risque ☢️, de faiblesse 🩹 ou gaspillage 🗑️.
Nous essayons d'identifier les dysfonctionnements et de rechercher les causes pour proposer des actions correctives.
Il existe de nombreuses méthodes qui aident l'analyste à identifier les améliorations potentielles.
Mais il s'agit avant tout d'un travail collaboratif réalisé par tous les acteurs impliqués dans les processus.
Qui mieux que les personnes qui exécutent la procédure pour la critiquer ?
Le rôle de l'analyste est de poser les bonnes questions.
Les améliorations peuvent être directement liées à la procédure : ajouter ou supprimer une action, modifier les déclencheurs pour lancer l'exécution, changer les conditions de lancement d'un groupe d'actions, etc.
Mais des améliorations peuvent également être trouvées en dehors de la procédure :
👉 en rendant les acteurs responsables de l'exécution des actions qui leur sont assignées.
👉 en fournissant une formation pertinente aux acteurs impliqués dans le processus
👉 en automatisant les tâches répétitives
👉 en favorisant la coordination et l'accès à l'information dans toute l'organisation.
L'amélioration ou la refonte complète des processus vise à améliorer les performances et l'efficacité globale de l'entreprise.
⚠️ Toutefois, n'oubliez pas que votre stratégie d'amélioration continue devra également prendre en compte les impacts organisationnels qui résulteraient des processus améliorés ou repensés.
