Dans cette formation, nous allons expliquer les termes processus, procédure, activité et action.
La bonne utilisation de ces mots facilitera la communication lorsqu'on parle de gestion des processus.
Pour nous aider, prenons un exemple : la recette des cookies aux pépites de chocolat !
Faire des cookies 🍪
Préparation
- Préparer 225g de beurre ramolli.
- Préparez 110g de sucre semoule.
- Préparer 275g de farine ordinaire.
- Préparez 75g de pépites de chocolat blanc ou au lait.
- Chauffez le four à 190°C.
Cuisine
- Battez le beurre en crème dans un grand bol avec une cuillère en bois ou dans un batteur sur socle jusqu'à ce qu'il soit mou.
- Ajoutez le sucre.
- Battez jusqu'à ce que le mélange soit léger et mousseux.
- Ajoutez la farine en la tamisant.
- Ajoutez les pépites de chocolat.
- Mélange avec vos mains pour former une pâte.
Cuisson
- Roulez la pâte en boules de la taille d'une noix
- Placer les boules sur une plaque en veiller à laisser de l'espace entre chacune.
- Aplatissez un peu les boules avec la paume de votre main.
- Faites-les cuire au four pendant environ 10-12 minutes jusqu'à ce qu'elles soient dorées et légèrement fermes sur le dessus.
- Laissez les cookies sur une grille de refroidissement pendant environ 15 minutes avant de les servir.
C'est très appétissant ! 😋
Comme nous l'avons vu dans une formation précédente, un processus est un ensemble d'activités qui transforment des entrées en sorties.
Dans notre cas, le processus est : "Faire des cookies".
Les entrées sont les ingrédients. Les sorties ou résultats sont les cookies eux-mêmes.
Notez que l'objectif du processus est clairement indiqué dans son titre : faire des cookies !
Pour fabriquer réellement les cookies, nous devons réaliser trois activités.
Les activités sont : " préparation ", " cuisine " et " cuisson ".
Nous pouvons voir que le processus ne spécifie pas exactement comment faire les cookies. C'est le rôle de la procédure.
La procédure est définie comme la manière spécifiée d'effectuer les activités.
Une procédure est donc constitué d'actions.
Lorsque les actions sont réalisées, les activités sont terminées et par conséquent le processus l'est également.
Dans le cas de la recette de cookies, la procédure est la liste des 16 actions à réaliser.
Notez qu'un titre d'action commence par un verbe, tandis qu'un titre d'activité commence par un nom.
Les actions peuvent être regroupées de manière à ce que chaque groupe corresponde à une activité.
Par conséquent, un groupe d'actions est une liste d'actions spécifiques à accomplir afin de réaliser une activité spécifique.
Comme nous pouvons le constater, il est facile de confondre processus et procédure, ainsi qu'activité et action.
Pour résumer, "processus" et "activité"sont utilisés au niveau macro, lorsque vous examinez les interactions avec le reste de l'organisation ou lorsque vous parlez de stratégie. Il s'agit du quoi et dupourquoi.
"Procédure" et "action" sont utilisés lorsque vous décrivez comment le processus est réalisé.
Remarque : on utilise parfois le terme anglais "workflow" pour parler de la procédure.
Maintenant que nous avons suivi cette formation, nous comprenons les définitions exactes de la norme ISO 9000:2015.
- Processus : ensemble d'activités interdépendantes ou en interaction qui utilisent des entrées pour produire un résultat escompté.
- Procédure [workflow] : manière spécifiée d'exécuter une activité ou un processus.
Nous verrons comment les activités peuvent être reliées entre elles et interagir dans une autre formation !
Conseils de Geeers
- Vous pouvez concevoir vos procédures personnalisées à l'aide d'un simple éditeur visuel.
- Les actions peuvent être regroupées pour correspondre aux activités
